交通系ICカードを使用した旅費交通費の記帳方法

１．まず仕事用のＳｕｉｃａ/Ｐａｓｍｏを購入します。

仕事用のPASMOと言っても、ここでは個人の記名用PASMOを購入しています。

2,000円をチャージしたPASMOを購入しました。

このうち500円はデポジットとなります。デポジットの500円を会社から支出したことにすると貸借対照表に資産計上しなければならなくなります。

私は500円を自分の個人の財布から支出し、残りの1,500円を会社から清算してもらうこととします。

２．個人用のSuica/PASMOと区別する。

これまで使用していたSuicaは完全に個人用として使用することとします。

こうすることで完全に公私の分離ができます。

ここでは仕事用のＩＣカードをPASMO、プライベート使用分をSuicaとしていますが、PASMOとSuicaが逆でも、Suicaを2枚でも問題ありません。要は事業とプライベートが分離できていれば良いのです。

3.カードリーダーを購入する

交通系ICカードを読み込みができるカードリーダーを購入します。

私はソニー製のPaSoRi RC-S380を購入しました。アマゾンで3,000円弱です。

交通系ＩＣカードの読み込みだけでなく、e-taxにも対応していますので無駄にならないと思います。

iOS向けにRC-S390という製品もあるようです。Macの方はiOSで使用可能なものを購入されると良いでしょう。

４．カードリーダーのインストール

PaSoRi-S380は、基本ソフトと交通系ＩＣカードを読み込むためのソフトの2種類をインストールする必要があります。

５．SFCard Viewer 2の操作

先ほど2,000円をチャージしたPASMOをカードリーダーで読み込んだ画面です。

デポジット分の500円が引かれて、バス・電車等で利用できる額1,500円が表示されています。

このままでは記帳内容がありませんので、過去に私が使用したPASMOを読み込んでみます。

履歴がある場合は、このように20件まで履歴が表示されます。

メニューからダウロードもできますので、定期的にダウンロードしておきましょう。

６．行先の記録

カードリーダーからダウンロードしたデータを少し加工して、行先もメモしておきましょう。このようにすることで仕事で使用した交通費であることが明らかになります。

７．なぜ記録を残すのか

ICカードにチャージした際に鉄道会社の領収書を添付して「旅費交通費」の精算とするのは少し無理があります。

現在、交通系ICカードでは旅費交通費以外の多くのものが購入できます。旅費交通費として認められるためには、しっかりとした証拠を残すことが必要と考えられるのです。

菅原税務会計事務所